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Politique de confidentialité

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles.

1/ Données des adhérents et des usagers
Des données et renseignements sur nos adhérents et nos usagers anciens adhérents sont enregistrés par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable du traitement.La finalité de cette collecte et enregistrement d’informations personnelles concernant des adhérents et des anciens adhérents toujours utilisateurs de nos services (nom, prénom, e-mail, adresse, code CRPCEN, historiques des achats, pièces comptables, …) est la gestion de la relation adhérents et usagers. Seul le personnel en relation avec les adhérents ou les usagers est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après inactivité d’utilisation des services suite à une fin d’adhésion ainsi qu’à 10 ans pour les pièces comptables nominatives. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données adhérents avec des informations publiques (notamment en provenance du J.O.). La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos adhérents ou usagers peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou l’intérêt légitime des personnes concernées ;
- ou l’exécution du statut de l’association ;
- ou notre intérêt légitime en tant que centre de recherches, d'information et de documentation notariale ;
- ou l’exécution d’une relation d’adhésion à une association ;
- ou toute législation en vigueur applicable.
 

2/ Données des prospects de la vente en ligne et demandes de renseignement commerciales
Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont enregistrés par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable du traitement.La finalité de cette collecte d’information concernant des prospects (nom, prénom, e-mail, adresse, code CRPCEN, …) est la gestion de la relation prospect. Seul le personnel en relation avec les prospects est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que centre de recherches, d'information et de documentation notariale.
 

3/ Données des clients (notamment de la vente en ligne)
Des données et renseignements sur nos clients sont enregistrés par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable du traitement.La finalité de cette collecte d’information concernant des prospects (nom, prénom, e-mail, adresse, code CRPCEN, historiques des achats, pièces comptables, …) est la gestion de la relation client et de la livraison. Seul le personnel en relation avec les clients est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation commerciale et à 10 ans pour les pièces comptables nominatives. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients peut reposer sur l’exécution d’une relation contractuelle liée à un achat ou notre intérêt légitime en tant que centre de recherches, d'information et de documentation notariale ou toute législation applicable en vigueur.
 


4/ Annuaire, carnet d’adresse, répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) et de carnet d’adresse a été mis en place par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.


5/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par CRIDON SUD-OUEST (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.


6/ Newsletters et invitations à des évènements
Nos adhérents, nos anciens adhérents et nos interlocuteurs professionnels de tout type (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à informatique@cridon-so.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités et d’informations voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

7/ Administrateurs et membres du bureau de l’association
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des personnelles concernant nos administrateurs et les membres du bureau sont conservés par l’association CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Les délais de conservation de données sont fixés par les délais légaux en la matière. La base juridique du traitement des données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité des associations et l’exécution des statuts de l’association.


8/ Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité des appels téléphoniques (sans enregistrement du contenu sonore des conversations) a été mis en place par CRIDON SUD-OUEST qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (téléphone entrant ou sortant et durée des appels) est la gestion de la maintenance du service téléphonique. Seul la Direction et les responsables de services concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’en tant que centre de recherches, d'information et de documentation notariale.


9/ Architecture informatique sécurisée
Nos données et celles de nos adhérents sont hébergées dans nos locaux sécurisés ainsi que dans nos datacenters externalisés majoritairement certifié iso27001. Nous signalons toutefois l’utilisation possible de logiciels SaaS certifiés Privacy shield qui peuvent faire transiter des données en dehors de l’EU de manière sécurisée, notamment Gototraining®.


10/ Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (adhérents, usagers, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, commissaires aux comptes externalisés, institutions…En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse informatique@cridon-so.fr, ou courrier postal adressé à Service INFORMATIQUE, CRIDON SUD-OUEST, 18 rue Claude Boucher, CS 20007 33070 Bordeaux cedex. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

 

 

Cridon Sud-Ouest

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18 Rue Claude Boucher
33300 Bordeaux
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